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¿Qué es un correo electrónico empresarial? 3 funciones clave

Tiempo de lectura: 4 minutos

Hoy en día todos estamos familiarizados con la herramienta de comunicación que es el correo electrónico. Desde los inicios de Internet, el email ha estado presente a la hora de conectar a personas que están en lados opuestos del mundo de manera inmediata. Incluso antes de los servicios de mensajería masiva como WhatsApp, y en su época Messenger, el correo ha sido el medio predilecto de comunicación en la red.

En la actualidad la función de los correos electrónicos ha cambiado precisamente por la prevalencia y eficacia de la mensajería instantánea. Según datos recopilados por Forbes en 2016, más de 88% de los correos que se envían y se reciben son del ámbito empresarial. Muy pocas personas hoy en día usan sus correos electrónicos para comunicarse en términos de conversaciones cotidianas. Teniendo en cuenta que el correo electrónico ha pasado a tener un uso empresarial en la mayoría de los casos, tiene sentido empezar a pensar en qué es exactamente un correo electrónico empresarial o corporativo.

Si el correo electrónico es un servicio de mensajería a través de una red, el correo empresarial o corporativo es en pocas palabras la versión premium del que ya conocemos. Si normalmente puedes enviar mensajes, archivos adjuntos y hacer otras tareas, con el correo corporativo tienes una cantidad mayor de funciones, sobre todo porque puedes separar tu vida personal del trabajo y organizar mejor las cosas de cuestión laboral.

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Sin embargo, antes de empezar a hablar de las capacidades funcionales del correo empresarial, es importante tener en cuenta el efecto que tiene en la imagen de tu empresa. Cualquiera puede crear un correo, solo deben entrar a Gmail y registrarse de manera gratuita. Si tienes un emprendimiento, una pequeña o mediana empresa, la imagen que proyectas al público es bastante importante y aquí es donde empieza a influenciar el correo empresarial. Al adquirir tu servicio de correo pago, este llevará el nombre del dominio de tu empresa, y en muchos casos ese viene siendo el nombre mismo de la empresa, así, si tienes, por ejemplo, un restaurante, tu correo podría ser fulanito@restaurante.com.

Aunque el nombre pueda parecer un pequeño detalle, es sumamente importante porque funciona como un recurso mnemotécnico, esto quiere decir que las personas empezarán a asociar el nombre que ven con aquel servicio o producto que vendes. Se han visto casos en los que muchas personas no tienen que buscar el correo de la compañía que quieren contactar porque recuerdan el nombre del correo que vieron así sea solo una vez. Estar presente en la mente de tus clientes es esencial si quieres tener un mayor alcance y éxito en los negocios.

Ahora te mostraremos otros de los beneficios que tienen los correos empresariales o corporativos:

1. Seguridad: La seguridad es clave en el ámbito laboral, ya que constantemente estamos enviando y recibiendo archivos que pueden ser vulnerables a robos y hackeos si no se tienen las medidas de seguridad apropiadas. Los proveedores de correo corporativo ofrecen certificados SSL que le permiten a sus clientes enviar información encriptada. Que esté encriptada es clave, porque si llega a ser robada, será muy difícil para la persona desencriptarla.

Aparte también de los filtros antispam y los antivirus de alta efectividad, los proveedores de correos corporativos ofrecen normalmente un servicio de respaldo si existe una copia de este en el servidor central. Tener estos respaldos es clave para evitar una pérdida innecesaria de la información.

2. Más correos y almacenamiento: Tal vez nunca has hecho la prueba, pero si intentas enviar una cantidad masiva de mensajes desde tu correo personal, la plataforma no te va a dejar. Para evitar el spam, los servicios gratuitos de correos tienen un límite de mensajes que puedes enviar al día, así como un límite de personas que puedes contactar al mismo tiempo.

No necesariamente los servicios de correo corporativo te permiten enviar una cantidad ilimitada de correos al día, sin embargo, te brindan herramientas para realizar estas tareas de manera más eficiente y acertada. Es el caso de Mailchimp, una página de email marketing que te permite hacer un envío masivo de correos de manear inteligente. La idea de enviar cientos o miles de correos al día es captar nuevos leads que se convertirán en clientes y mantener contacto con las clientes que ya tienes. No es enviar muchos mensajes, es enviar de manera inteligente.

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Normalmente, el almacenamiento en un correo gratuito puede ser suficiente para una persona particular, sin embargo, en términos empresariales, se necesita un almacenamiento mayor para mantener una eficacia alta en las operaciones y comunicaciones de la compañía, y los proveedores de correo corporativo suelen brindar una capacidad de almacenamiento alta.

3. Funciones especiales: Los servicios gratuitos de correo tienen funciones básicas que, aunque funcionan muy bien, son solo básicas, y en un ámbito laboral pueden quedarse cortas. Al adquirir un servicio de correo corporativo estás también adquiriendo una IP dedicada con la cual puedes enviar y recibir mensajes, esto será clave, porque tus mensajes o los de los demás no llegarán a la bandeja de spam, que es algo que puede pasar si una compañía u otra persona te envía un mensaje a tu correo personal.

También tienen otras características que te pueden avisar si el mensaje que envías se envió correctamente o si el servidor remitente ha rechazado el mensaje. Estas funciones y características están pensadas para mantener una eficiencia alta en la comunicación y que no se pierda información sin que las personas se den cuenta.

Mantener una comunicación constante

El correo corporativo es una herramienta de comunicación clave que sirve en principio para separar los mensajes personales de los mensajes relacionados con el ambiente laboral. También te permite mantener una conexión más profesional con tus clientes y aquellas personas que quieres que se familiaricen más con tu servicio o producto. El correo corporativo le da una imagen profesional a tu compañía y es una gran herramienta de comunicación.